Conseils pour la rédaction d’un manuel de l’employé destiné à une petite entreprise

Ce guide vous présente certains des éléments essentiels que devrait contenir le manuel de l’employé d’une petite entreprise, afin que vous puissiez commencer à instaurer des règles et des procédures au sein de votre entreprise.

Que devrait comprendre le manuel de l’employé?

Il n’y a pas de modèle universel de manuel de l’employé qui s’applique à chaque situation; toutefois, voici quelques éléments fréquemment constatés :

1. L’introduction

Généralement, l’introduction résume les objectifs et les valeurs de l’entreprise. Elle est souvent présentée comme un « énoncé de mission », qui explique pourquoi l’entreprise existe et ce qu’elle souhaite accomplir.

2. Attentes des employés

Dans cette section, expliquez de quelle façon les membres de l’équipe contribuent à l’atteinte des objectifs décrits dans l’énoncé de mission de l’entreprise. Cette liste peut comprendre :

Présence et heures de travail
Exigences de formation (le cas échéant)
Attitudes, codes vestimentaires et uniformes
Interactions avec les clients

3. Politiques des RH

Cette section s’appuie souvent sur (ou comprend) la précédente, avec des règles clairement définies régissant :

Les périodes de congé, jours fériés et avantages sociaux
Les dispositions de travail (c.-à-d., horaire flexible par rapport aux heures fixes ou au travail sur place par rapport au télétravail)
Le processus de dépôt d’une plainte contre des collègues ou des superviseurs
les mesures disciplinaires et procédures pour les membres de l’équipe qui ne répondent pas aux attentes

L’objectif de l’établissement des politiques des RH est d’informer que les règles s’appliquent à tous les membres de l’équipe.

4. Avantages sociaux des employés

La section Avantages sociaux des employés est généralement ce que la plupart des membres de l’équipe voudront lire en premier. Vous devriez y inclure des politiques détaillées sur :

La rémunération (y compris les cotisations au Régime de pensions du Canada et au REER)
Le perfectionnement professionnel
Les congés de maternité/paternité, les congés familiaux, de maladie et les jours de vacances
Les prestations de santé collectives telles que la couverture des médicaments sur ordonnance, les soins dentaires et les programmes de bien-être

5. Politiques juridiques

La section juridique est l’une des sections les plus importantes, car elle contribue à protéger votre entreprise contre des poursuites potentielles découlant de discrimination, de congédiement injustifié, de harcèlement sexuel ou de tout autre litige potentiel impliquant des membres de l’équipe ou des clients.

Afin de mieux vous préparer aux situations de RH exigeantes, assurez-vous de décrire clairement l’approche de votre entreprise relative aux :

Ententes de non-divulgation
Clauses de non-concurrence
Politiques d’arbitrage
Politiques de non-discrimination

Il est également courant d’inclure des directives pertinentes pour votre secteur en vertu des règlements fédéraux ou provinciaux en matière de santé et de sécurité.

Publier votre manuel de l’employé

Lorsque vous avez l’ébauche de base, la prochaine étape consiste à réviser et à modifier votre manuel de l’employé avant de l’envoyer pour examen juridique. Cette étape est capitale, car les lois de chaque province diffèrent et les exigences juridiques peuvent varier considérablement selon votre situation.

Lorsque vous obtenez le feu vert de vos conseillers juridiques, il est alors temps de :

Publier le manuel de l’employé (sur papier ou sous forme numérique)
Distribuer le manuel physique ou numérique à chaque employé de l’entreprise
Demander à tous les membres de l’équipe d’accuser réception du manuel (par écrit)

De plus, gardez à l’esprit que par la suite, vous devrez distribuer le manuel de l’employé à toutes les recrues. Soyez prêt à revoir périodiquement votre manuel au fur et à mesure que votre entreprise évolue.

Conseils sur le manuel de l’employé propre au secteur

Ce qui précède constitue un point de départ général pour la création d’un manuel de l’employé. Vous devrez peut-être ajuster ce modèle en fonction de votre secteur d’activité ou de votre créneau.

Par exemple :

Le manuel de l’employé d’un restaurant comprendrait probablement une formation obligatoire sur la salubrité des aliments ou sur la façon d’aborder des clients insatisfaits.
Le manuel de l’employé du secteur de la vente au détail peut présenter des politiques sur la prévention des pertes. Est-il acceptable d’inspecter les effets personnels de chaque membre de l’équipe à la fin de chaque quart de travail? Comment les employés doivent-ils gérer les clients qui volent à l’étalage?

Le manuel d’un employé du secteur des services peut être doté de sections relatives à l’étiquette de la clientèle, aux temps d’attente des centres d’appels et à la façon de s’adresser correctement aux clients lors de l’envoi de courriels.

Besoin d’aide pour la gestion des employés?

La création d’un manuel de l’employé est un élément fondamental de l’entreprise. Tout comme vous pourriez utiliser un logiciel de gestion des relations avec la clientèle pour augmenter les ventes, il existe maintenant des outils qui peuvent faciliter de nombreux aspects de la gestion des employés. Par exemple, les solutions de point de vente de Clover peuvent aider à tout gérer, de la planification des horaires à la paie en passant par la gestion du rendement (en plus de permettre l’acceptation sécurisée des paiements en ligne, en magasin ou en bordure de trottoir).

Comment pouvons-nous vous aider?

Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont Clover peut vous aider à accepter des paiements, à gérer votre entreprise et à vendre davantage, veuillez communiquer avec votre conseiller commercial Clover.

Ces renseignements sont prévus à titre informatif seulement et ne doivent pas être interprétés comme des conseils juridiques, financiers ou fiscaux. Il est fortement conseillé aux lecteurs de consulter leurs avocats, leurs conseillers financiers ou leurs fiscalistes pour obtenir des conseils adaptés à leur situation particulière.