Comment traiter la paie pour votre petite entreprise

Cet article décrit certaines des étapes clés à suivre lorsque vous configurez la paie pour votre petite entreprise. Il comprend également des conseils pour accélérer le processus tout en vous aidant à demeurer conforme aux directives de déclaration de l’ARC.

Comment traiter la paie pour les petites entreprises – manuelle c. automatisée

Lorsque vous configurez la paie, deux options s’offrent à vous : la gestion manuelle des dossiers ou le logiciel de paie automatisé.

1. Systèmes de paie manuels pour propriétaires de petites entreprises

Chaque entreprise possède des exigences de déclaration légèrement différentes. La gestion manuelle de la paie signifie que vous traitez cette tâche sans l’aide d’un logiciel de paie dédié. Il peut s’agir d’une option moins coûteuse si vous employez au maximum cinq personnes.

Lorsque vous traitez la paie manuellement, vous devez généralement :

• vous inscrire à un numéro d’entreprise (NE) auprès de l’ARC et ouvrir un compte de retenues à la source;
• recueillir les renseignements sur l’employé, notamment le numéro d’assurance sociale (NAS) et les formulaires TD1 remplis;
• choisir un calendrier de paie, c.‑à‑d. hebdomadaire, bihebdomadaire ou mensuel;
• demander aux employés de pointer ou de remplir des feuilles de temps;
• calculer les retenues d’impôt fédérales et provinciales/territoriales appropriées, ainsi que les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) et les cotisations d’assurance-emploi (AE);
• déduire les cotisations d’assurance ou de régime de retraite;
• gérer les soldes de congés payés;
• payer votre personnel par chèque ou dépôt direct;
• remettre à temps les retenues à la source (impôt sur le revenu, RPC, AE) à l’ARC;
• classer les formulaires d’impôt annuels, comme les feuillets T4 et le sommaire T4 pour les employés.

2. Systèmes de paie automatisés pour propriétaires de petites entreprises

De nombreuses entreprises commencent par la gestion manuelle de la paie. Elles passent souvent à un logiciel de paie dédié, afin de combiner ou rationaliser certaines des étapes chronophages décrites ci‑dessus, surtout si elles ont un personnel croissant.

Même lors de l’utilisation d’un logiciel de paie, vous devrez tout de même obtenir un NE et un numéro de retenues à la source auprès de l’ARC. Lors de l’embauche de membres d’équipe, vous devrez également saisir manuellement le nom de chaque employé, son numéro d’assurance sociale et les renseignements du formulaire TD1. Toutefois, les flux de travail suivants seront plus rationalisés. Le logiciel de paie peut recueillir les données de présence des employés, enregistrer les calculs de retenues pour l’impôt sur le revenu, le RPC et l’AE, gérer les déductions d’avantages sociaux et coordonner les dépôts directs selon votre calendrier de paie.

Avec la génération de rapports détaillés et un suivi numérique, la préparation des déclarations de revenus devient également beaucoup plus facile. De plus, de nombreuses plateformes sont désormais basées sur le nuage, vous pouvez donc gérer la paie depuis n’importe quel ordinateur ou appareil intelligent. Certains outils de paie offrent même un accès par jeton, ce qui permet aux employés de saisir leurs renseignements en toute sécurité, au lieu que ce soit vous qui ayez à le faire.

Automatisez la paie avec des solutions logicielles intégrées

Les systèmes de PDV Clover sont dotés d’une gamme de fonctionnalités de gestion des employés conçues pour vous aider à gagner du temps. Vous êtes en mesure de suivre les heures des employés, produire des rapports de rendement détaillés et protéger et chiffrer les renseignements sensibles des employés.

En plus d’outils de paie dédiés, la Boutique d’applications Clover possède des modules d’extension tiers conçus pour vous aider à :

• recruter et embaucher de nouveaux talents;
• répartir les pourboires parmi les membres d’équipe;
• faire le suivi des livreurs (en temps réel);
• distribuer des commissions, des avantages et des récompenses.

Des options d’intégration semblables existent si vous souhaitez accroître l’engagement des clients, automatiser la gestion des stocks ou optimiser les flux de trésorerie.

Quelle option de paie vous convient le mieux?

Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise façon de traiter la paie. L’important est que vos employés soient payés, vos documents fiscaux soient organisés et que vous évitiez les erreurs de paie courantes.

Malgré tout, si le traitement de la paie monopolise trop de temps et d’énergie, l’utilisation d’un logiciel peut aider à automatiser davantage de ces tâches.

Comment pouvons-nous vous aider?

Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont Clover peut vous aider à accepter des paiements, à gérer votre entreprise et à vendre davantage, veuillez communiquer avec votre conseiller commercial Clover.

Ces renseignements sont prévus à titre informatif seulement et ne doivent pas être interprétés comme des conseils juridiques, financiers ou fiscaux. Il est fortement conseillé aux lecteurs de consulter leurs avocats, leurs conseillers financiers ou leurs fiscalistes pour obtenir des conseils adaptés à leur situation particulière.