Comment réaliser un inventaire de fin d’année

Quel est l’objectif de l’inventaire de fin d’année?

Votre inventaire de fin d’année est important parce qu’il permet de s’assurer que les stocks que vous avez sur les tablettes correspondent à ce qui figure dans vos registres. Essentiellement, il s’agit de l’inventaire tournant (cyclique). Cependant, au lieu de diviser votre inventaire en petites sections et d’effectuer un dénombrement complet sur plusieurs semaines, tout se fait en une seule fois.

Une fois votre inventaire terminé, vous serez en mesure de connaître vos stocks de clôture et de réaliser une analyse financière annuelle. Vos stocks de clôture correspondent à la valeur totale de tous les produits disponibles pour les clients à la fin de l’année, ce qui correspond généralement à l’exercice comptable de la plupart des entreprises.

Avantages de la connaissance des stocks de clôture

Savoir exactement quels produits vous avez sur vos tablettes ou dans votre entrepôt
Tenir des registres d’inventaire exacts à des fins de comptabilité
Savoir quels sont les produits sur lesquels vous restez assis et qui vous font perdre de l’argent, afin de les supprimer de votre prochain bon de commande
Envisager d’ajuster les niveaux de réapprovisionnement automatique périodique (RAP) pour les produits les plus vendus mais faibles en stock
Prendre des décisions d’affaires basées sur des données plutôt que sur l’intuition
Déterminer le coût des marchandises vendues et le bénéfice net total
Connaître la rentabilité et le volume de la demande pour l’examen d’expansion

Ce dont vous avez besoin :

1. Système de PDV

Il est essentiel d’avoir un système de PDV fiable, comme Clover, pour avoir des données de vente précises et en temps réel. Que vous soyez sur le système Station Solo ou Flex , faites le suivi des ventes sur un seul système. Cela signifie moins de temps à gérer les dossiers et plus de temps à vendre pendant la période des Fêtes.

2. Logiciel de gestion des stocks

Réaliser votre inventaire physique de fin d’année à l’aide d’une plateforme de gestion des stocks, comme Thrive Inventory de Shopventory, qui vous permettra d’automatiser le dénombrement. Visualiser facilement les écarts de stock et synchroniser toute modification de stock à votre compte Clover ou à votre plateforme de commerce électronique. De plus, vous pouvez savoir immédiatement la valeur de vos stocks de clôture, tout éliminant une formule d’inventaire final compliquée et les erreurs humaines.

3. Personnel digne de confiance

Le calcul de vos stocks de clôture est un véritable exploit et il est important d’avoir du personnel sur lequel vous pouvez compter. Afin de responsabiliser votre équipe, définissez les autorisations des utilisateurs dans le logiciel de gestion des employés de Clover pour avoir un meilleur contrôle sur les ventes et les changements d’inventaire.

De plus, exigez l’approbation d’un gestionnaire avant de soumettre votre dénombrement physique final et d’apporter des changements à vos canaux de vente.

4. Lecteurs de codes à barres

Vous pouvez effectuer votre inventaire physique à l’aide de feuilles de calcul en ligne ou d’un crayon et d’une feuille de papier, mais cela augmente les risques d’erreur humaine. Les lecteurs de codes à barres augmentent non seulement la précision, mais peuvent aussi vous faire gagner des heures lorsque vous parcourez vos stocks.

Cinq étapes pour réaliser votre inventaire de fin d’année

Effectuer un inventaire complet des stocks
Prendre note de tout écart d’inventaire
Affecter un responsable du dépannage à l’audit et à la confirmation des résultats
Mettre à jour vos registres de stock pour qu’ils correspondent à votre inventaire physique
Calculer automatiquement vos stocks de clôture avec Thrive Inventory ou en utilisant la formule de stocks de clôture ci-dessous

Comment les stocks de clôture sont-ils calculés?

Si vous n’utilisez pas un logiciel de gestion des stocks qui calcule automatiquement vos stocks de clôture, vous devrez utiliser la formule de calcul des stocks de clôture suivante :

Stocks initiaux + achats nets – CMV = stocks de clôture

Voici comment cette formule se décompose :

Stocks initiaux : La valeur de tous les produits en stock de votre entreprise au début de l’année ou de la période comptable
Achats nets : La valeur de tous les nouveaux stocks ajoutés au cours de l’année ou de la période comptable
Coût des marchandises vendues (CMV) : La valeur totale associée à la vente de produits aux clients, y compris la main-d’œuvre et les services publics

Voici quelques pratiques exemplaires en matière d’inventaire de fin d’année :

Pratiquer les inventaires tournants et la gestion adéquate des stocks tout au long de l’année pour réduire les écarts d’inventaire de fin d’année
Mettre en œuvre un plan de comptabilisation de l’ensemble de vos stocks
Accorder à votre équipe suffisamment de temps pour réaliser l’inventaire, de préférence un jour où vous n’êtes pas ouvert
Fermer toutes les expéditions, réceptions et transactions avant le dénombrement
Demander à au moins deux personnes ou équipes d’effectuer le dénombrement séparément pour assurer l’exactitude
Prévoir des collations ou offrir des cartes-cadeaux au personnel pour rendre le processus plus amusant et plus gratifiant

Dans l’effervescence de la période des Fêtes, effectuer un inventaire de fin d’année peut sembler un défi supplémentaire pour les propriétaires d’entreprise. Cette tâche essentielle permet toutefois de s’assurer que les stocks présents sur vos tablettes correspondent bien à vos registres, ce qui ouvre la voie à une analyse financière annuelle complète. Grâce à des données précises sur vos produits, vous pouvez prendre des décisions éclairées, ajuster les niveaux de réapprovisionnement des stocks et élaborer des stratégies pour l’année à venir. Alors que l’année tire à sa fin, un inventaire final précis devient la pierre angulaire du succès futur, vous permettant de planifier, de vous adapter et de prospérer dans la nouvelle année.

Comment pouvons-nous vous aider?

Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont Clover peut vous aider à accepter des paiements, à gérer votre entreprise et à vendre davantage, veuillez communiquer avec votre conseiller commercial Clover.

Ces renseignements sont prévus à titre informatif seulement et ne doivent pas être interprétés comme des conseils juridiques, financiers ou fiscaux. Il est fortement conseillé aux lecteurs de consulter leurs avocats, leurs conseillers financiers ou leurs fiscalistes pour obtenir des conseils adaptés à leur situation particulière.