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Le Green
Depuis de nombreuses décennies, les caisses enregistreuses conventionnelles nous ont bien servies en permettant aux entreprises de calculer les transactions et d’enregistrer les ventes. De nombreuses années se sont écoulées depuis l’invention de la caisse enregistreuse et les progrès technologiques ont été exponentiels, surtout au cours des dernières années. Les plus récents systèmes de point de vente (PDV) offrent toutes les fonctionnalités d’une caisse enregistreuse, avec les avantages supplémentaires de nombreux autres outils modernes qui permettent de rationaliser les opérations et de garder votre entreprise organisée.
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Mais devez-vous vraiment échanger votre caisse enregistreuse pour un système de PDV? La réponse dépend en fin de compte des besoins opérationnels de votre entreprise. Ce guide vous aidera à comprendre les avantages des systèmes de PDV afin que vous puissiez décider par vous-même s’il s’agit de la bonne solution pour votre entreprise.
Dans ce guide :
Les caisses enregistreuses sont apparues en 1861 et ont commencé à remplacer les tiroirs-caisses conventionnels. L’objectif initial était de réduire le vol des employés en s’assurant que chaque vente était enregistrée mécaniquement avant que le tiroir-caisse s’ouvre pour permettre au commis de faire de la monnaie. Les gérants pouvaient entendre le son de la machine lorsque le tiroir s’ouvrait, ce qui a créé une couche de sensibilisation et de sécurité.
Au fil du temps, les rapports générés par une caisse enregistreuse ont permis d’augmenter l’honnêteté des entreprises lors de la déclaration d’impôts. Au fur et à mesure que la technologie a évolué, de nouvelles fonctionnalités ont été développées pour rationaliser les pratiques commerciales et automatiser la tenue des rapports. Rapidement, les caisses enregistreuses ont pu créer des reçus détaillés par article et, éventuellement, des caisses enregistreuses électroniques ont été introduites pour automatiser les factures et les calculs fiscaux.
Avec l’augmentation exponentielle de la puissance informatique au cours des dernières décennies, la caisse enregistreuse simple a évolué pour devenir un dispositif moderne appelé système de point de vente. Les systèmes de point de vente exploitent une technologie moderne pour offrir un certain nombre de services au-delà des paiements et du suivi des ventes, y compris la gestion des stocks, des ressources humaines et des relations avec la clientèle, les programmes de fidélité, les cartes-cadeaux et bien plus encore.
À première vue, les caisses enregistreuses peuvent sembler désuètes, mais selon votre structure d’entreprise et vos objectifs, un dispositif aussi simple qu’une caisse enregistreuse peut être suffisant.
Que font de mieux les caisses enregistreuses? Si vous imaginez la caisse que vous avez utilisée lors d’une vente de pâtisseries à l’école, vous ne vous rendez peut-être pas compte de tout ce qu’une caisse enregistreuse peut réellement accomplir. Une caisse enregistreuse peut faire tout ce qui suit :
Une caisse enregistreuse est-elle le meilleur choix pour votre entreprise? Voici quelques éléments à prendre en considération.
Avez-vous un seul emplacement pour les paiements? Si vous avez plusieurs magasins ou plusieurs comptoirs dans un magasin, une caisse enregistreuse pourrait ne pas être l’outil optimal. Vous devrez rapprocher et faire le total manuellement des ventes totales de vos différentes caisses pour une comptabilité appropriée. Cependant, si vous n’avez qu’un seul emplacement avec une seule caisse pour les paiements, vous ne serez pas concerné(e) par ces problèmes.
Votre entreprise a-t-elle un stock limité? Si vous gérez un établissement de vente au détail et offrez des centaines ou des milliers d’articles, il peut être difficile d’en faire le suivi avec une caisse enregistreuse traditionnelle. Cependant, si vous n’offrez que quelques dizaines d’articles, une caisse enregistreuse peut facilement être utilisée pour faire le suivi des ventes.
Les paiements à votre entreprise sont-ils principalement effectués en espèces ou par chèque? Les caisses enregistreuses conventionnelles traitent le liquide et les chèques. Si vous souhaitez accepter les paiements par carte de crédit ou de débit, vous devrez configurer un système de traitement des paiements et un compte de commerçant qui l’accompagne.
En bref, les meilleurs cas d’utilisation pour les caisses enregistreuses sont des entreprises à emplacement unique avec des stocks limités et sans avoir à accepter les paiements par carte de crédit ou de débit.
Si vous recherchez un traitement de paiement de haut niveau pour votre entreprise, vous pourriez être étonné de découvrir tout ce qu’un système de point de vente moderne peut faire. Et comme pour tout autre type d’appareil informatisé, il existe de nombreuses options différentes. Nous vous donnerons les bases ici; pour plus de détails sur les systèmes de PDV, consultez notre guide « Qu’est-ce qu’un système de PDV? ».
Les systèmes de PDV sont offerts en deux catégories de base. Les systèmes de PDV sur place comblent l’écart entre les caisses enregistreuses traditionnelles et les appareils de PDV modernes. Ils sont généralement dotés d’un logiciel personnalisé pour aider votre entreprise à fonctionner sans problème et à stocker toutes les données sur un disque dur de votre emplacement. Bien que la plupart des systèmes de PDV sur place puissent facilement prendre des cartes de crédit, les entreprises doivent prendre grand soin des données recueillies pour assurer la confidentialité et la sécurité de leurs clients.
Les systèmes de point de vente en nuage fonctionnent différemment. Au lieu de stocker des données sur un disque dur situé dans votre magasin, tous les renseignements sont stockés hors site, se connectent à vos terminaux par Internet et sont gérés par votre fournisseur de PDV. Assurez-vous de vérifier les spécifications de sécurité d’un système PDV que vous envisagez; les systèmes de PDV en nuage doivent chiffrer toutes les données des clients et des cartes de crédit. Si vous ne connaissez pas les règlements de conformité de l’industrie des cartes de paiement (PCI), prenez quelques minutes pour vous familiariser avec ceux-ci. Cela devrait vous aider à démystifier les problèmes de responsabilité et de sécurité des données. Il est important de comprendre le niveau de sécurité offert par chaque système, ainsi que vos exigences et responsabilités spécifiques.
Si vous utilisez un système de PDV en nuage comme Clover, vous aurez également accès à la boutique d’applications Clover. Vous y trouverez des centaines d’applications qui peuvent vous aider à mieux gérer votre entreprise : configuration des programmes de fidélité, coordination avec les livreurs, gestion de la planification avec votre personnel, etc. De plus, puisque le logiciel est basé sur le nuage, vous aurez facilement accès aux mises à jour. Lorsque les nouvelles fonctionnalités sont offertes, les systèmes de PDV en nuage sont généralement les premiers à les déployer. Au lieu d’avoir à acheter du nouveau matériel ou de nouveaux logiciels, vous pouvez mettre à jour votre système en quelques clics. Souvent, les mises à jour essentielles sont effectuées automatiquement par l’entreprise de PDV, ce qui vous libère du fardeau de la maintenance de votre logiciel de système de base.
Un système de PDV est-il le meilleur choix pour votre entreprise? Voici quelques éléments à prendre en considération.
Acceptez-vous ou cherchez-vous à accepter les paiements par carte de crédit ou de débit? La plupart des systèmes de PDV ont une fonctionnalité intégrée de paiement par carte de crédit et de débit. Et selon votre choix, de nombreux systèmes de PDV prennent la part du lion de la responsabilité de la sécurité de vos données.
Voulez-vous accéder à des logiciels pour rationaliser votre pratique commerciale? Si votre entreprise a des besoins complexes en personnel, un désir d’attirer des clients fidèles avec des récompenses ou le besoin de campagnes de marketing, vous pourriez être mieux servi avec un accès à des applications personnalisables par le biais d’un PDV moderne. Pensez aux types de tâches que vous effectuez pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise et explorez les options de chaque PDV pour répondre à vos besoins.
Voulez-vous être prêt(e) pour le changement et la croissance au fil du temps? Il est toujours difficile de prédire la croissance d’une entreprise. Si vous travaillez à l’expansion et à la croissance, il est important de choisir un système qui peut grandir avec vous. Vous pensez avoir besoin de deux terminaux de paiement? Vous envisagez d’ouvrir un deuxième emplacement? Les systèmes de point de vente en nuage regroupent et synchronisent instantanément les données de tous vos terminaux. Cela signifie que lorsque vous grandissez, que ce soit en termes d’emplacements, d’appareils ou les deux, vos informations financières, vos rapports et votre traitement seront toujours aussi faciles d’accès que lors de votre configuration initiale.
Les meilleurs cas d’utilisation pour les systèmes de PDV sont les entreprises qui veulent traiter des transactions par carte de crédit ou de débit, rendre leurs opérations plus productives et efficaces, et croître et se développer à l’avenir.
Lorsque vous décidez entre une caisse enregistreuse et un système de PDV, réfléchissez à la façon dont vous gérez votre entreprise et à vos objectifs à long terme et évaluez-les par rapport à la nature de vos produits et services, ainsi que par rapport au type de relations avec les clients que vous souhaitez établir et maintenir. Posez-vous des questions comme :
Si vous avez répondu « non » à toutes ces questions, une caisse enregistreuse suffira probablement. Elle est peu coûteuse et cohérente, a tendance à avoir une durée de vie plus longue et peut offrir une fonctionnalité de base de manière fiable. Si, d’un autre côté, vous avez répondu « oui » à l’une des questions ci-dessus, vous pourriez envisager les différents systèmes de PDV disponibles. Grâce aux progrès de la technologie infonuagique, les systèmes de PDV modernes peuvent éliminer beaucoup de stress lié à la gestion de votre entreprise.
Nous espérons que vous avez trouvé les renseignements contenus dans ce guide utiles. Ces guides font partie de nos efforts pour fournir des ressources précieuses aux entreprises de tous les secteurs. Assurez-vous de vous tenir au courant des règlements PCI et des responsabilités et risques à prendre en considération lors du traitement des transactions de débit et de crédit.
Pour savoir comment Clover peut vous aider à obtenir des perspectives sur vos activités commerciales, planifiez une consultation gratuite avec un spécialiste Clover dès aujourd’hui.
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